Como tornar as apresentações de trabalho mais atrativas e produtivas?

A pandemia trouxe uma nova realidade de trabalho para muitas empresas no mundo: o home office. A comunicação e o alinhamento de ideias tiveram que ser reestruturados no mundo on-line, utilizando recursos de vídeochamada, por exemplo. Mas para prender a atenção do colaborador em casa e extrair o máximo do encontro, é necessário oferecer novos estímulos para os participantes, desenvolvendo um conteúdo diferenciado.

É na interação que a gente adquire e compartilha conhecimentos, decisões, projetos e expectativas, por isso as reuniões e apresentações de impacto são fundamentais. Mas o que pode ocorrer em muitas conferências é o desperdício de tempo em conversas improdutivas.

Para que a troca de informação seja proveitosa, é preciso que ela contenha pontos que chamem a atenção dos participantes. "A mediação da conversa com o suporte de recursos visuais deixa as apresentações mais produtivas, ágeis e efetivas", explica Lucas Alves, fundador do Ideia Clara, empresa mineira de facilitação gráfica.

Alves comenta que alguns métodos podem ser implantados nos encontros para melhorar o engajamento da equipe e o rendimento das reuniões.

Quatro métodos de engajamento 

1 - Promover momentos de escuta atenta entre os participantes: a escuta atenta é a escuta focada na fala do outro. Essa prática favorece o desenvolvimento da empatia entre os colaboradores  e diminui os momentos de dispersão no encontro.

2 - Desenvolver apresentações cativantes: é comprovado que recursos visuais bem aplicados podem aumentar a atenção dos participantes, mas não é recomendado exagerar neles: o excesso de informações visuais não planejadas podem confundir os participantes.

3 - Inove nos recursos de promoção de diálogo: a internet é um espaço com múltiplas opções para se promover o diálogo e nesse momento de isolamento social foi preciso sair do convencional. Existem outros programas que podem complementar o uso do Google Meet e aumentam significamente o engajamento dos participantes, como Miro, Mural e Google Jamboard.

4 - Faça um registro visual da conversa: quando falamos em fazer um registro visual, deve ser entendido desenhar. Em vez de fazer um registro escrito, que muitas pessoas não vão ler,  é possível desenhar o que foi discutido. Lucas Alves explica que "quando se alia desenho ao texto, as informações ficam mais atrativas, e aumentam o entendimento e a memorização dos conteúdos".

Com todas as ferramentas em mão, é preciso avaliar quais os benefícios dela na equipe e no desenvolvimento do trabalho. Lucas Alves reforça que a atenção do colaborador aumenta, o que melhora o engajamento nas atividades, resultando em mais produtividade.

"O ser humano aprende melhor quando som e imagem caminham juntos: quanto mais estímulos estiverem envolvidos no processo de aprendizagem, mais eficaz é a retenção de conteúdo. Alguns pesquisadores defendem que o cérebro processa as imagens 60 mil vezes mais rápido do que texto. Mas lembre-se: desenhos mais simples engajam e criam mais conexões do que gráficos complexos. Então, seja criativo sem ser complicado", explica o executivo. 

O desenho pode resumir o que foi dito, e assim, criar um campo de entendimento coletivo. É possível ver isso na prática, quando ao final de uma apresentação, as pessoas fazem uma retomada do que foi falado, analisando os desenhos e alinhando os próximos passos.

O processo de trabalho de facilitação gráfica envolve a aquisição de materiais fáceis de encontrar: superfície grande para desenho, canetas grossas, post its e flipcharts ou cartolinas. "Com essas ferramentas, você consegue deixar a criatividade ocorrer e também não se limita a espaços, além de envolver a equipe no processo criativo", ressalta Lucas Alves.

Esse método também pode ser feito em reuniões e apresentações remotas, basta que um dos integrantes faça o processo de desenho de ideias e compartilhe com os presentes. "Agora, em períodos de distância, digitalize tudo o que foi desenhado e coloque em pastas para que toda a equipe tenha acesso. Lembre-se: por mais lúdico que seja, o documento é um registro visual com os pontos principais de um assunto e que a equipe deve seguir para conquistar os objetivos da reunião", afirma o executivo.

O resultado desenhado de uma conversa pode ser uma estratégia de marketing interno e aplicada em todas as áreas da companhia, e pode ser a solução para a melhora do desempenho em reuniões ou apresentações, sejam elas em home office ou presenciais.

"A facilitação gráfica possibilita que assuntos complexos e de difícil entendimento possam ser entendidos com mais facilidade. Além disso, os desenhos possibilitam o maior engajamento e satisfação dos envolvidos em uma reunião”, conclui Lucas Alves.

Com o intuito de difundir o conhecimento sobre o registro gráfico, a Ideia Clara ministra diversos cursos que ensinam a facilitação gráfica para sua equipe. Além disso, também é possível contratar um profissional da companhia para fazer o registro gráfico das apresentações e eventos de empresas dos mais variados setores.

Mais informações: https://ideiaclara.com/ .