Congresso discute organização de informações

Os desafios da gestão de informações e documentos corporativos, e os caminhos para enfrentar e extrair valor do grande volume de conteúdo gerado diariamente, serão discutidos hoje em Belo Horizonte no 2º Congresso de Gestão da Informação e Documentos Corporativos na capital mineira. O evento acontece no hotel Mercure Lourdes. O encontro atende à demanda por capacitação, especialização e troca de informação no mercado mineiro, e tem a Association for Information and Image Management (AIIM), a mais importante entidade do setor no mundo, como apoiadora.

Segundo a Associação Brasileira de Empresas de Gestão Documental (ABGD), cerca de 90% das informações, uma vez arquivadas, nunca serão consultadas novamente e os funcionários de uma empresa podem perder duas horas diárias procurando documentos extraviados entre os departamentos da organização onde trabalham. A gestão de documentos, que envolve projetos de digitalização, computação em nuvem, social business, automação de processos, colaboração, big data e guarda de papéis, pode reduzir em até 80% os encargos financeiros de uma empresa.

A ABGD também aponta que gestores de empresas gastam quatro semanas de trabalho por ano procurando informações, em razão de problemas com o armazenamento inadequado ou com a desorganização dos seus arquivos em locais próprios. Segundo o cientista da informação Márcio Teschima, o mercado está mudando e agregando valor à digitalização. Mas deve existir um foco. “Não basta somente digitalizar, é preciso selecionar o que digitalizar e o momento em que se deve fazê-lo. Os materiais com mais acessos e mais consultas devem ser priorizados”, explica.

Entre as vantagens de gerir a informação, segundo ele, estão a redução de espaço e a celeridade nos processos. “No Supremo Tribunal de Justiça (STJ) já há normativas para que todas as varas e tribubais de Justiça dos estados entrem nesse processo, o que favorece toda a população”, conta Teschima, para quem a gestão da informação vai além da digitalização dos documentos.