Tirar uma foto do documento de identidade, escanear frente e verso ou guardar uma cópia sem necessidade real deixou de ser uma prática inofensiva na Espanha. A Agência Espanhola de Proteção de Dados (AEPD) tem aplicado multas que chegam a 100 mil euros contra empresas que exigem cópias do DNI sem base legal suficiente, com fundamento no Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia (RGPD). A regra não proíbe a cópia em si, mas exige que ela seja necessária, proporcional e justificada para a finalidade do trâmite.
Por que pedir cópia do documento de identidade pode ser ilegal?
Porque o documento de identidade contém muito mais dados do que a maioria dos trâmites exige. Além do número e nome, ele traz foto, assinatura, endereço, filiação e data de nascimento. O princípio de minimização de dados do RGPD, no artigo 5.1.c, estabelece que só podem ser coletados os dados estritamente necessários para cada finalidade. Solicitar uma cópia completa do documento quando bastariam nome e número é um tratamento desproporcional.
A AEPD reforça que, na maioria dos trâmites, basta apresentar o documento para verificação presencial. Guardar uma imagem ou cópia gera um risco adicional: em caso de vazamento de dados, a cópia pode ser usada para suplantação de identidade, um crime que a cópia facilita e o simples número do documento não viabiliza da mesma forma.
Quando é legal pedir uma cópia do documento de identidade?
Quando a lei exige expressamente. Na Espanha, há situações em que a cópia é obrigatória e legítima, mas são exceções, não a regra geral. Veja os casos em que a solicitação tem base legal:
- Abertura de conta bancária, por exigência da Lei de Prevenção da Lavagem de Capitais.
- Assinatura de contratos de trabalho que precisam ser registrados na Segurança Social.
- Compra e venda de imóveis perante cartório, onde a identidade das partes deve ser comprovada formalmente.
- Serviços regulados que preveem expressamente a identificação por documento em seu normativo setorial.
Quais empresas já foram multadas e em quanto?
A AEPD tem um histórico de autuações concretas. O caso mais citado é o da operadora Orange, multada em 100 mil euros depois que um entregador fotografou o DNI de um cliente por ambas as faces durante a entrega de um pacote. A agência classificou a prática como violação do princípio de minimização, já que a identidade poderia ser verificada sem guardar a imagem completa do documento.
Outros casos registrados mostram a amplitude das penalidades aplicadas:
Como entregar uma cópia com segurança quando for obrigatório?
Quando a cópia é exigida por lei, especialistas recomendam algumas medidas para reduzir o risco de uso indevido. A primeira é escrever sobre a cópia a finalidade específica e a data, como “para abertura de conta em tal banco em tal data”. Isso dificulta o uso da cópia para outros fins. A segunda é evitar o envio por aplicativos de mensagens ou e-mail sem criptografia, pois qualquer interceptação expõe os dados. E a terceira é nunca entregar cópia de ambas as faces quando apenas uma é necessária para o trâmite em questão.
Quando não for possível verificar a necessidade antes de entregar, o cidadão tem o direito de perguntar qual norma específica exige a cópia e como os dados serão armazenados e por quanto tempo. A ausência de resposta clara é um sinal de que a solicitação pode não ter base legal.
Como o Brasil trata a cópia de RG e CPF pela LGPD?
O Brasil tem regras semelhantes, amparadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018). O RG e o CPF são dados pessoais protegidos pela LGPD e seu tratamento, incluindo a cópia, exige base legal definida em lei e respeito ao princípio da necessidade, que equivale ao princípio de minimização do RGPD europeu. A fiscalização é feita pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), conforme publicado no portal oficial da ANPD.
Na prática, uma empresa que pede cópia do RG ou do CPF precisa ter finalidade legítima, específica e proporcional para tal. A multa por infração à LGPD pode chegar a 2% do faturamento anual da empresa, limitada a R$ 50 milhões por infração. A fiscalização da ANPD ainda é incipiente comparada à AEPD espanhola, mas o marco legal já está em vigor e qualquer cidadão pode registrar reclamações diretamente no portal da ANPD. Da próxima vez que uma empresa pedir foto ou cópia do seu RG, pergunte qual lei exige isso. Se não houver resposta clara, você já tem o direito de recusar, e saber disso pode proteger seus dados antes que o estrago esteja feito.
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