Para marcar um trecho de texto no Word, basta clicar sobre a pequena seta apontando para baixo e localizada à direita do ícone para abrir um menu com um conjunto de cores e clicar sobre a cor escolhida (para continuar a marcação com a cor previamente selecionada basta clicar sobre o ícone, e não sobre a seta). Isso faz o cursor do mouse aparecer como um pequeno pincel. Para realçar o texto recobrindo-o com uma faixa transparente na cor escolhida, clique com o botão direito e arraste o cursor sobre o trecho a ser destacado. Para voltar à edição, basta continuar digitando a partir do ponto desejado (ou, se preferir, tecle Esc) para que o cursor do mouse volte ao formato convencional e a função de destacar texto seja desativada. E para remover o destaque enquanto se está editando o texto, basta acionar novamente a ferramenta clicando sobre a pequena seta ao lado do ícone, escolher a opção “Sem cor” e deslizar o cursor do mouse sobre os trechos previamente marcados. Outra opção para marcar textos consiste em simplesmente clicar sobre o ícone “Realce do texto” depois de selecionar os trechos desejados, usando as técnicas convencionais de seleção: arrastando o cursor do mouse sobre um trecho para selecioná-lo, executando um clique duplo com o cursor sobre uma palavra para selecioná-la, um clique triplo para selecionar o parágrafo, um clique triplo com o cursor na margem esquerda, fora do texto, para selecionar todo o documento e, finalmente, combinar essas diferentes técnicas de seleção enquanto se mantém a tecla Ctrl premida durante a seleção, o que permite selecionar trechos não contíguos de texto.
Quando trechos de texto são realçados em um documento, o realce aparece não apenas na tela, mas também no papel, caso o documento venha a ser impresso. Se a impressora é em cores, as cores do destaque são mantidas. Do contrário, em geral o destaque aparece acinzentado.
Mas tudo isso provavelmente já era do conhecimento de vocês, portanto não é a dica de hoje.
Então, qual é? Bem, antes examinemos as razões que nos levam a destacar trechos de documentos. Em geral são para chamar a própria atenção ou a do destinatário do documento para um ou outro ponto relevante. Mas podem ser simplesmente para marcar trechos que abordam assuntos que você acha que não ficaram bem esclarecidos e merecem alguma atenção adicional posteriormente. Ou para assinalar locais onde novos trechos poderão ser acrescidos. Ou mais um monte de outras razões, a maioria das quais interessam apenas a uma ou outra pessoa que tiver contato com o documento, mas não a todas.
Não seria então conveniente dispor de uma ferramenta que ocultasse os destaques e somente os fizesse aparecer quando necessários? E cuja ação se manifestasse tanto na tela quanto no papel, caso o documento seja impresso? Pois existe. E ela, sim, é a dica de hoje.
Para acioná-la, clique no botão “Arquivo” da versão 2010 do Word (ou no botão Office na versão anterior), abra a entrada “Opções” do menu que aparece e, no painel esquerdo da janela que então se abre, clique em “Exibir” para abrir o painel direito que ajusta a forma de exibição do documento. Nele, desmarque a entrada “Mostrar marcas de marca-texto”. A partir desse momento, os destaques deixarão de ser exibidos tanto na tela quanto no material impresso. Mas permanecem no documento, de modo que se você desejar que voltem a ser exibidos basta repetir o processo e marcar novamente a caixa. Bom proveito.