Empresas deixam 36% das licenças de software sem uso; veja como evitar

Mais de um terço das licenças de software contratadas pelas empresas fica parado. Um levantamento global da Zylo, empresa americana especializada na gestão de softwares por assinatura, analisou mais de 40 milhões de licenças e concluiu que, em média, 36% delas não são usadas. O mesmo estudo ouviu líderes de TI, e 61% afirmaram ter cortado projetos por causa de reajustes inesperados nessas assinaturas.

O desperdício acontece num momento de desembolso crescente. A consultoria americana Gartner projeta que os gastos mundiais com software cheguem a US$ 1,46 trilhão em 2026, alta de 15,2%, e alcancem US$ 1,68 trilhão no ano seguinte.

Antes de cancelar, entender o que se usa

Para a Crosoften, empresa brasileira de engenharia de software fundada em 2003, rever esse gasto não se resume a cortar acessos. Com mais de 2.500 projetos entregues e cerca de 800 desenvolvedores, a companhia recomenda começar pelos processos que de fato fazem diferença na operação. É neles que pode compensar trocar a ferramenta genérica por um sistema próprio. No restante, a solução de mercado tende a atender bem.

“Ninguém deveria começar um projeto sob medida porque acha a ferramenta pronta cara. O ponto é outro: quando o seu jeito de operar é o que faz o cliente escolher você, encaixá-lo num sistema genérico é abrir mão da vantagem”, afirma Rafael Melo, CEO da Crosoften.

Sinais de que a empresa paga mais do que precisa

Um dos alertas é a mensalidade que sobe mais rápido que o faturamento. Em licenças cobradas por usuário ou por consumo, cada contratação nova ou aumento de vendas encarece a fatura. Depois de alguns anos, a soma pode superar o investimento num software próprio, que se torna um ativo da empresa, desde que a comparação leve em conta também a manutenção.

Outro alerta é o custo que não aparece no boleto: planilhas paralelas, retrabalho manual e consultorias contratadas apenas para adaptar a ferramenta. A 36ª Pesquisa Anual do Uso de TI da FGV (Fundação Getulio Vargas), com 2.672 médias e grandes empresas, mostra que 90% do uso de inteligência analítica nas áreas financeiras ainda está no Excel. “Muita empresa já paga por um software sob medida sem perceber. Só que paga em horas da equipe, todos os meses”, diz o executivo.

Pesam também o esforço para fazer sistemas diferentes trocarem informações, que pode tomar boa parte do trabalho de tecnologia, e a necessidade de controlar onde ficam dados sensíveis, tema que ganhou relevância com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Quando vale manter a assinatura

A Crosoften não defende desenvolver tudo internamente. Rotinas padronizadas, como folha de pagamento e emissão de nota fiscal, negócios que ainda testam o próprio modelo e operações sem orçamento para manutenção contínua costumam ficar melhor com a ferramenta de mercado. “Sob medida não é sinônimo de melhor. É a escolha certa quando o software vira parte do produto ou da forma de competir”, resume Melo.

Como reduzir o risco de construir

Para quem decide ter o próprio sistema, o receio mais frequente é o projeto que não termina. A Crosoften fecha escopo, preço e prazo antes de iniciar o desenvolvimento. O trabalho parte de acordo de confidencialidade e diagnóstico, segue com proposta fechada e entregas em ciclos de 60 dias, em média, com pagamento por etapa e garantia de cinco anos contra bugs e defeitos de desenvolvimento.

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Para reduzir o gasto com licenças, o primeiro passo é levantar quais acessos estão parados e quais processos dependem de adaptações caras para funcionar. Começar por um único processo e um ciclo de entrega permite testar o caminho sob medida sem substituir todos os sistemas de uma vez.