Organizar viagens da empresa começa pelos processos, orienta MAAC Travel

Na hora de organizar as viagens a trabalho, muitas empresas pensam primeiro no preço das passagens e das diárias de hotel. Para a MAAC Travel, que atua na organização e no acompanhamento de processos de viagens corporativas, o ponto de partida está antes disso: entender como os deslocamentos acontecem hoje dentro da própria companhia.

Segundo a empresa, uma gestão de viagens corporativas especializada começa pela compreensão dos processos já existentes. Esse levantamento pode reunir os canais usados para compras e reservas, os fornecedores contratados, os critérios de aprovação, a política interna e os dados financeiros ligados à operação.

O que o levantamento revela

Com esse retrato em mãos, fica mais fácil enxergar pontos de desvio, situações de retrabalho que se repetem e etapas sem controle. Uma reserva feita por um canal que não conversa com os controles internos, por exemplo, costuma exigir conferências depois. Uma nota fiscal que não chega gera nova cobrança ao viajante, e uma despesa sem classificação volta para quem fez o lançamento.

Diego Chrispim, gestor de Sucesso do Cliente da MAAC Travel, lembra que o custo de uma viagem vai além do momento da compra. “Muitas vezes, a empresa concentra sua atenção no preço da passagem ou da hospedagem, mas não considera o tempo gasto pelas equipes para corrigir informações, localizar documentos, conferir despesas e resolver problemas operacionais. Esses processos também consomem recursos e precisam fazer parte da análise de custos. Quando existe uma gestão estruturada, fica mais fácil identificar onde estão os desvios e entender quais medidas podem melhorar o controle da operação”, afirma.

Um responsável para cada etapa

O passo seguinte é desenhar os fluxos de solicitação, aprovação, reserva, alteração e prestação de contas, com responsabilidades definidas para cada envolvido. Quando os procedimentos ficam combinados antes da viagem, parte das correções deixa de acontecer, e as equipes ganham tempo para atividades estratégicas.

A clareza também beneficia quem viaja. Com um processo estruturado, o colaborador sabe onde encontrar as informações da reserva e a quem recorrer diante de um imprevisto, sem depender de soluções improvisadas.

Gastos maiores pedem mais atenção

A organização ganha importância em um mercado que movimenta valores altos. Segundo o LVC (Levantamento de Viagens Corporativas), realizado pela FecomercioSP (Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo) em parceria com a Alagev (Associação Latino-Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas), as empresas brasileiras gastaram cerca de R$ 102 bilhões com viagens corporativas no primeiro semestre de 2026, recorde da série histórica e alta de 5,8% sobre o mesmo período de 2025.

As equipes que cuidam do tema, porém, costumam ser pequenas. Estudo da GBTA (Global Business Travel Association) em parceria com a Cvent, divulgado em novembro de 2026 com 270 gestores de viagens da América do Norte e da Europa, mostra que 62% consideram seus programas subdimensionados. A média é de 4,9 profissionais dedicados, e a mediana, de apenas três.

Cada deslocamento como parte de um todo

Na avaliação da MAAC Travel, o objetivo é que cada viagem seja tratada como parte de uma operação integrada, e não como uma sequência isolada de reservas e pagamentos. Isso inclui registrar alterações, cancelamentos, reembolsos e despesas adicionais, para que a empresa compare o que planejou com o que de fato gastou.

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Para quem quer organizar as viagens a trabalho, portanto, o caminho começa por mapear como elas funcionam hoje, definir fluxos com responsáveis claros e acompanhar cada etapa até a prestação de contas.