Certificado digital venceu? O passo a passo para voltar a emitir nota
compartilhe
Quando o certificado digital de uma empresa vence, o efeito aparece primeiro no faturamento: a nota fiscal eletrônica deixa de ser emitida. Pelo Ajuste 07/2005 do Sinief (Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais), a NF-e (nota fiscal eletrônica) só tem validade jurídica se for assinada com certificado digital da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) que contenha o CNPJ do emitente. Sem essa assinatura, também ficam bloqueados a transmissão do eSocial e o acesso ao e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte).
Fique por dentro das notícias que importam para você!
A situação tem saída, mas segue uma regra que surpreende muitos empresários, alerta a Alvo Certificado Digital, Autoridade de Registro credenciada à ICP-Brasil desde 2018: certificado vencido não pode ser renovado.
Por que não é possível renovar depois do vencimento
A renovação só vale para certificados que ainda estão dentro da validade. Passada a data, o caminho é emitir um certificado novo, com nova validação de identidade do titular, como acontece na primeira emissão.
“O empresário só percebe que precisa do certificado quando a nota não sai. Aí o prejuízo já começou”, afirma João Paulo Rodrigues Macedo, CEO da Alvo.
O passo a passo para voltar a emitir nota
O primeiro passo é identificar o certificado que venceu. O modelo A1 vale até 12 meses, e o A3 pode durar até 2 anos. Para emitir notas, a empresa usa o e-CNPJ, ligado ao CNPJ do negócio. O microempreendedor individual conta com um certificado para MEI, vinculado ao próprio CNPJ.
O segundo passo é escolher onde fazer a nova emissão. Todo certificado da ICP-Brasil passa por uma Autoridade de Registro credenciada, e o credenciamento pode ser conferido na consulta pública e gratuita do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), no site estrutura.iti.gov.br. A compra feita com empresa não credenciada expõe dados e pode resultar em um certificado sem validade.
O terceiro passo é a validação de identidade, que pode ser feita por videoconferência em cerca de 10 minutos, sem sair do escritório. A Instrução Normativa ITI nº 36/2026, em vigor desde maio, exige nesse processo prova de vida, documento de identificação físico e conferência dos dados do titular em bases oficiais. Quem não tem CNH (carteira nacional de habilitação) também pode emitir, desde que já tenha base biométrica registrada.
Com o novo certificado instalado, a empresa volta a assinar e transmitir as notas fiscais.
Como evitar que o problema se repita
A medida mais simples é registrar a data de vencimento na agenda da empresa e definir, com o contador, quem acompanha o prazo e quem cuida da renovação. Renovar dentro da validade dispensa a emissão de um certificado novo e evita que o vencimento caia no fechamento do mês, período em que mais notas precisam sair.
O calendário fiscal reforça o cuidado. A partir de 1º de janeiro de 2027, as empresas do Simples Nacional também passam a informar o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) nas notas fiscais, conforme o Ato Conjunto nº 4/2026 da Receita Federal e do CGIBS (Comitê Gestor do IBS).
Siga nosso canal no WhatsApp e receba notícias relevantes para o seu dia
Para quem está com o certificado vencido agora, o roteiro tem três etapas: identificar o tipo de certificado, escolher uma Autoridade de Registro credenciada e passar pela validação de identidade. A Alvo, que já emitiu mais de 500 mil certificados e faz mais de 7 mil emissões por mês, realiza essa validação por vídeo.
