Uso de IA sem controle no trabalho expõe dados e espalha custos nas empresas

Ferramentas de inteligência artificial generativa já fazem parte do expediente de muitos profissionais, que as usam para redigir propostas, analisar documentos, atender clientes, programar e planejar vendas. Na maior parte das vezes, porém, esse uso nasceu de forma espontânea, com cada pessoa ou setor escolhendo a sua solução. É aí que mora o risco para o empresário.

Quando não há uma política comum, as assinaturas se multiplicam em contratos isolados, os critérios de segurança variam de um departamento para outro e informações da empresa circulam em ambientes que ninguém acompanha. O conhecimento produzido nas conversas com a IA também se perde, porque fica restrito ao histórico de cada usuário. E a gestão não consegue dizer quais atividades realmente trazem retorno.

Três alertas para o empresário

O primeiro alerta é a exposição de informações. Sem controle centralizado, documentos e dados internos podem ser inseridos em ferramentas sem nenhum critério uniforme de proteção. O segundo é o custo pulverizado, com várias assinaturas pagas por áreas diferentes e sem visão do total. O terceiro é a falta de medição, já que a empresa usa IA, mas não sabe onde ela gera ganho real.

Para Alexandre Azevedo, CEO da White Cube (www.whiteconductor.com.br), empresa do Grupo Think especializada em tecnologias de inteligência para organizações, o caminho é tratar a IA como algo a ser administrado pela companhia.

“A IA já está presente na rotina das empresas. O valor aparece quando esse uso deixa de depender de iniciativas isoladas e passa a ser gerido como capacidade corporativa, com impacto na operação, nas decisões e nos resultados do negócio.”

Segundo o executivo, proibir não é a saída. A maturidade está em equilibrar a autonomia das equipes com regras claras de segurança, uso e acompanhamento.

Nem proibir, nem liberar geral

Impor um único modelo de IA para toda a empresa compromete a qualidade, porque cada ferramenta se sai melhor em certas tarefas. Deixar que cada funcionário contrate o que quiser cria um problema de segurança. A White Cube desenvolveu o White Conductor para ficar entre esses dois extremos.

A plataforma reúne em um só ambiente o acesso a modelos como ChatGPT, Gemini e Claude, conforme a tarefa e as políticas definidas pela empresa. Entre os recursos estão controle de permissões, registros de atividade, auditoria e repositórios seguros, nos quais os dados permanecem dentro da organização.

“O desafio não é escolher uma única IA para toda a empresa. É garantir que cada equipe use o recurso mais adequado para sua atividade dentro de um ambiente seguro, rastreável e alinhado às prioridades da organização”.

A ferramenta também traz bibliotecas de prompts para salvar e reaproveitar os comandos que funcionam e indicadores de uso, reutilização e retorno sobre investimento.

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Para Azevedo, o avanço da IA corporativa depende da capacidade de integrar tecnologia, dados, pessoas e processos, e a governança é parte da infraestrutura para crescer com previsibilidade. O risco de deixar funcionários usarem IA por conta própria não está na ferramenta em si. Está na falta de regras, de rastreabilidade e de medição. O primeiro passo é mapear o que já é usado, centralizar os acessos e definir critérios comuns de segurança.