Síndico acompanha em um só painel os gastos da obra do condomínio

A troca do revestimento da fachada, a modernização do elevador ou a reforma da piscina costumam terminar no mesmo lugar: a assembleia, onde o síndico precisa mostrar aos moradores quanto a obra custou e para onde foi cada real. Quando as notas estão espalhadas, a resposta demora e as dúvidas se acumulam.

Para organizar essa prestação de contas, a all2data.ai desenvolveu o PrestaContas.ai, plataforma que reúne em um único painel os gastos, os fornecedores e os documentos de cada obra, com o custo apurado enquanto o trabalho avança.

Quem lança e quem acompanha

Na rotina do condomínio, quem faz os pagamentos nem sempre é o síndico. Por isso, o zelador, o empreiteiro e a administradora podem enviar os comprovantes pelo próprio WhatsApp, com a foto da nota, do recibo ou do comprovante de Pix, sem instalar aplicativo. O síndico encontra tudo reunido em um só lugar.

O canal acompanha o hábito do brasileiro. A pesquisa Super Panorama, do Mobile Time em parceria com a Opinion Box, mostra que o WhatsApp aparece na tela inicial do celular de 65% dos brasileiros.

Cada despesa fica registrada com o nome de quem a enviou, a data e, quando existe, a imagem do documento original. Se um conselheiro pedir uma nota específica, basta localizá-la no histórico. A inteligência artificial lê fornecedor, valor, data e itens, sugere obra, categoria e etapa e aponta o que merece atenção.

Quando o condomínio toca mais de uma obra ao mesmo tempo, a ferramenta divide uma compra entre elas e registra devoluções, descontos e créditos sem apagar o histórico. Pelo computador, é possível subir arquivos recebidos por e-mail e importar planilhas que já existem.

Conselho fiscal com acesso de leitura

O conselho fiscal pode receber acesso somente de leitura à obra liberada pelo síndico, com os gastos e as fotos que ele decidir mostrar, e pedir o relatório em PDF pelo WhatsApp. O documento traz o custo de cada etapa e o total da obra, pronto para ser apresentado em assembleia.

A conferência humana faz parte do processo. A plataforma segue o princípio "A IA prepara; uma pessoa confirma": nenhum custo entra na obra sem validação, e o documento original fica guardado junto ao lançamento, o que forma um histórico auditável. Para Cezar Cedro Santos, fundador e CEO da all2data.ai, esse cuidado diferencia uma ferramenta especializada de uma IA genérica. Segundo ele, digitalizar a nota é simples; o desafio está em organizar e categorizar.

A administradora segue com suas funções

A ferramenta não substitui o sistema da administradora, que continua responsável por boletos, assembleias e portaria. O PrestaContas.ai cuida apenas da obra, inclusive das pequenas manutenções, com muitos gastos miúdos e sem nota fiscal, situação em que o controle costuma se perder. Nesses casos, um pagamento em dinheiro é lançado com uma mensagem curta, confirmado com um toque e marcado como "sem nota fiscal".

Para condomínios, o plano custa R$ 89 por mês, cobre até cinco obras simultâneas e inclui dez condôminos convidados. Os relatórios também podem ser gerados em planilha, por obra, período e categoria.

Mais gente vivendo em condomínio

A parcela da população que mora em prédios e condomínios cresceu na última década. Pelo Censo 2022 do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), 12,5% da população vivia em apartamentos, ante 8,5% em 2010, o equivalente a 25,2 milhões de pessoas. Outros 2,4% moravam em casas de vila ou em condomínio.

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Para o síndico, prestar contas de uma obra passa a ser um trabalho feito durante a execução: reunir os comprovantes enquanto eles surgem, mostrar ao conselho fiscal o que foi gasto em cada etapa e chegar à assembleia com o total fechado, sem depender de notas guardadas em gavetas ou perdidas em conversas.