Funcionários usam IA por conta própria? Veja como descobrir em 30 minutos

Uma reunião de meia hora, com representantes de tecnologia, segurança, recursos humanos e de uma área de negócio, pode ser suficiente para uma empresa descobrir como a inteligência artificial já faz parte do dia a dia das equipes. O exercício é uma das recomendações da Quintus, empresa especializada em IA corporativa, para organizações que querem mapear o chamado Shadow AI, nome dado ao uso de ferramentas de IA sem autorização ou acompanhamento da empresa.

O assunto ganhou peso com o estudo The Value of AI: Brazil 2026, da SAP em parceria com a Oxford Economics, divulgado no SAP NOW AI Tour e noticiado pela Forbes Brasil. De acordo com o levantamento, 82% das empresas brasileiras convivem com uso não autorizado de IA. Foram ouvidos 2.600 líderes empresariais em 13 países, 200 deles no Brasil.

O passo a passo do levantamento

A proposta começa pela conversa, sem caráter de punição. Com o grupo reunido, a pergunta central é quais tarefas já são resolvidas com alguma ferramenta de IA, ainda que de maneira informal. Tudo o que for mencionado deve ser anotado, incluindo contas pessoais e extensões de navegador, sem a procura por culpados.

Na etapa seguinte, essa lista é comparada com as ferramentas homologadas pela área de TI. A diferença entre as duas relações mostra o tamanho do ponto cego. Um caso frequente, segundo a Quintus, é o de vendedores que preparam propostas comerciais em contas pessoais sem que a TI tenha conhecimento.

O que costuma ficar abaixo da superfície

A Quintus compara o fenômeno a um iceberg. Na parte visível estão as ferramentas aprovadas, os projetos tocados pela área de tecnologia e os casos de uso conhecidos. Na parte submersa ficam contas pessoais, automações criadas individualmente, dados corporativos inseridos em aplicações externas e decisões apoiadas por IA sem qualquer registro.

Os números do mesmo ciclo de divulgação do estudo ajudam a dimensionar o alerta: 43% das empresas relataram vazamento de dados ou exposição de propriedade intelectual, e 80% já contabilizaram prejuízos financeiros ligados ao uso clandestino de IA. Os indicadores podem ter recortes e amostras diferentes e não devem ser lidos como uma única pesquisa comparável.

Por que a proibição costuma falhar

Vetar o uso da tecnologia raramente funciona. Quando uma ferramenta ajuda o profissional a trabalhar com mais rapidez e menos esforço, uma regra genérica dificilmente impede a adoção. Sem um caminho oficial, as pessoas recorrem a aplicativos gratuitos e contas próprias. Para a Quintus, a questão central está no desconhecimento da empresa sobre como esse uso acontece, com quais dados e sob qual risco.

Por isso, a orientação é tratar o levantamento como ponto de partida para transformar iniciativas individuais em capacidade corporativa. A pergunta útil deixa de ser quem descumpriu a política e passa a ser o que as equipes já tentam fazer com IA.

Depois do mapeamento

Com o retrato em mãos, a empresa consegue avançar: classificar os dados envolvidos, definir o que nunca pode seguir para uma IA externa sem controle e indicar um responsável por acompanhar a adoção. Para saber em que estágio está, a organização pode recorrer ao diagnóstico de maturidade em IA oferecido pela Quintus, que também detalha como funciona a estrutura de IA corporativa, a abordagem de produtividade mensurável e seus cases de sucesso.

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Descobrir se os funcionários usam IA sem autorização, portanto, exige menos tecnologia do que parece: basta ouvir as áreas certas, registrar sem julgamento e comparar o resultado com o que a TI aprovou.