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Estado de Minas AMBIENTE DE TRABALHO

Cansado de reuniões desnecessárias? Confira dicas para evitá-las

Se você passa muito tempo em reuniões e acha que deveria estar fazendo outra coisa, não se sinta sozinho. Livro traz dicas para torná-las produtivas


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postado em 02/09/2019 12:00 / atualizado em 02/09/2019 17:28

(foto: Divulgação)
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Em uma pesquisa recente da McKinsey, 61% dos executivos disseram que pelo menos metade do tempo gasto na tomada de decisões, grande parte em reuniões, é ineficaz. A sensação não é nova. Virginia Heffernan, em seu artigo “Meet is murder” (Reunião é assassinato), publicado em 2016 no New York Times, também questiona o modelo. Ela mostra que 15% do tempo de uma empresa inteira é usado em reuniões, um desperdício de US$ 37 bilhões por ano nos Estados Unidos.
 
E essa é uma realidade também muito presente no dia a dia das empresas brasileiras. Quantas vezes você não se incomodou ao entender que uma reunião poderia ser resolvida com uma troca de e-mails? Que isso evitaria o deslocamento e o tempo de todos os envolvidos? O custo das reuniões às empresas é maligno, porque se multiplica quanto maior é o número de envolvidos e, logicamente, seu grau hierárquico.
 
Segundo pesquisa da Universidade da Carolina do Norte, nos anos 1960 os executivos investiam menos de 10 horas semanais em reuniões. Hoje, mais que dobramos o tempo para 23 horas.
 

Livro digital traz dicas

 
“Em nosso contato com os clientes, notamos esse incômodo com as reuniões improdutivas. Por isso procuramos formas e metodologias para resolver o problema”, afirma Antonio Carlos Soares, fundador e CEO do Runrun.it, um software de gestão de gestão do trabalho. A empresa, que fornece soluções de controle do tempo e colaboração para o aumento da produtividade, lançou a segunda edição do livro digital Reuniões: necessárias ou disfuncionais (clique aqui para baixar).
 
A publicação traz algumas dicas para evitar reuniões desnecessárias e investir seu tempo em tarefas mais estratégicas para a empresa:
 
Antes de marcar a reunião, pergunte-se: 
  • Essa reunião é realmente necessária?
  • As pessoas envolvidas na reunião realmente precisam estar aqui?
  • Eu conseguiria resolver o objetivo dessa reunião por e-mail?

Depois da reunião marcada:
 
  • Faça uma pauta e envie com antecedência;
  • Controle o tempo de cada item discutido;
  • Peça para os participantes desligarem celulares e notebooks;
  • Distribua tarefas para serem executadas após a reunião e assegure-se de que cada um entendeu sua responsabilidade;
  • Registre tudo em uma ferramenta para compartilhar o que foi discutido aos envolvidos;
  • Controle o tempo investido nas reuniões.
De acordo com Soares, antes de seguir o passo a passo acima, é preciso entender o quanto sua empresa gasta com reuniões. Para isso, é necessário registrar o tempo investido nesse tipo de tarefa. 
 

As reuniões podem ter um custo invisível, porém alto, se não forem controladas. Além disso, podem reduzir a rentabilidade dos clientes e projetos

Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it


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