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Estado de Minas GESTÃO DA PRODUTIVIDADE

Controlar o tempo é fundamental para a empresa ter lucratividade

Não se trata de uma tarefa fácil controlar as horas investidas em cada projeto e cliente, mas é isso que vai garantir o sucesso do negócio


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postado em 15/03/2019 10:19 / atualizado em 15/03/2019 10:40


 
Duas coisas são fato: o dia só tem 24h e o tempo (ainda) não é elástico. A solução para entregar aquele projeto árduo não deveria ser virar a madrugada, mas saber planejar e controlar o tempo investido durante todo o período para que no final ninguém seja privado do sono.
 
As empresas de serviço também deveriam ser as mais atentas em saber como suas equipes gastam as horas. Afinal, a folha de pagamento é responsável por até 70% de suas despesas mensais. Se elas não controlam 70% dos seus gastos, é provável que não controlem mais nada.
 
Ao controlar o tempo é possível entender quem são as pessoas mais produtivas da equipe, quem entrega mais e melhor, quem está sobrecarregado e também os custos envolvidos em cada projeto. Com isso, a rentabilidade de cada cliente pode ser calculada, ajudando a compreender como cada um contribui para os lucros da empresa. Afinal, nem sempre o cliente que paga mais é aquele com maior rentabilidade.
 

Saber o tempo de cada tipo de tarefa

 

Fábio Ricotta, especialista em marketing digital e sócio fundador da Agência Mestre, ensina: “É legal você fazer o controle por hora para ganhar noção do tempo. Quanto tempo eu gasto para fazer um banner? Quanto tempo eu gasto para gerenciar uma página? Ou escrever um artigo? Não é para cobrar o artigo por palavra, mas por hora.” 

Entender essas horas, segundo ele, é fundamental para poder precificar o serviço da maneira correta. “Depois que você ganhou experiência sobre a quantidade de horas, você pode vender seus projetos”. A ideia é que será mais fácil montar um projeto a partir da necessidade do cliente se você souber quanto tempo cada tipo de tarefa exige da equipe, e quantas tarefas de cada tipo um projeto deve conter. É como se você tivesse uma despensa e conseguisse saber exatamente o preço de uma receita, incluindo o tempo no fogo.

Mas não é só na hora de vender um projeto que o controle do tempo se mostra importante. Ter todas as horas registradas corretamente dá munição ao empreendedor no momento de renegociar contratos antigos. 
 

O controle de horas na execução de demandas é fundamental para entender a produtividade da equipe e precificar novos projetos

Antonio Carlos Soares, CEO Runrun.it

Imagine, por exemplo, que você tenha vendido um projeto e pensou que as pessoas envolvidas fossem investir 100 horas nele. No entanto, com a ausência de briefings claros para o projeto, muitas tarefas voltaram e as horas de retrabalho adicionaram mais 30 horas às já planejadas, ou seja, resultaram em um aumento de 30% no tempo de dedicação. Provavelmente, você perdeu grande parte da margem de lucro do projeto e nem percebeu. Da próxima vez, com os dados das horas gastas com refação em mãos, você consegue chegar a um valor de contrato com certa gordura para ser queimada pelo tempo extra dedicado às tarefas – ou ajustar o processo para o cliente passar a enviar briefings mais completos.
 

Dicas para controlar o tempo

 

1. Planilha de horas trabalhadas

Antonio Carlos Soares, CEO e fundador do Runrun.it(foto: Divulgação)
Antonio Carlos Soares, CEO e fundador do Runrun.it (foto: Divulgação)
A famigerada planilha de horas trabalhadas, também conhecida como timesheet, funciona bem em equipes pequenas e organizadas. O fato de exigir que o funcionário preencha diariamente as horas dedicadas a cada tarefa ou projeto normalmente faz com que ele deixe tudo para a sexta-feira e, ao cabo da semana, ele provavelmente não saberá com exatidão o tempo real dedicado a cada coisa. Outra desvantagem é que muitas pessoas não veem valor e se esquecem de preenchê-la, deixando buracos na planilha que podem afetar a visão de quem consome essas informações – o dono da empresa.

Baixe aqui um modelo gratuito de planilha de horas trabalhadas.

2. Ferramentas de automatização

“Controlar tempo é chato, mas perder dinheiro é mais ainda”, diz Antonio Carlos Soares, CEO e fundador do Runrun.it, software brasileiro de gestão com time tracking automático. Sabendo – por experiência – que as pessoas não preenchem o timesheet corretamente e que entender a alocação do tempo é fundamental para calcular custos e ter lucro, ele e mais dois sócios fundaram a Runrun.it para oferecer uma solução automatizada de controle do tempo das tarefas, projetos e clientes das empresas. 
 
“O gestor distribui as demandas para a equipe, cada pessoa dá o ‘play’ e o sistema registra automaticamente o tempo trabalhado”, conta Soares. Com os dados, o Runrun.it oferece inúmeros relatórios gerenciais e um dashboard onde é possível acompanhar a produtividade da empresa em tempo real.
 
Se você quer descobrir como acompanhar a produtividade da sua equipe e gerar mais resultados por meio da otimização do tempo, acesse o site do Runrun.it e conheça todos os recursos disponíveis.
 
 
 


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