O sinal mais comum não está na guia de imposto. Está na estrutura: a empresa saiu do Simples, passou a apurar PIS, Cofins, IRPJ e CSLL separadamente e continuou com a mesma equipe de antes. O contador cuida do compliance; ninguém revisa, junto com ele, se o que foi pago era devido. Segundo Carlos Gago, CEO da Trinity Consultoria Tributária, esse é o perfil em que mais se encontra tributo pago a maior, e o motivo é estrutural, não de gestão.
“A empresa que fatura entre cinco e setenta e oito milhões é onde a gente mais encontra tributo pago a maior, porque ela é grande o bastante para ter a conta complexa e pequena demais para ter quem olhe para a conta. Não é falha de gestão, é estrutura. E é justamente aí que a revisão vira vantagem competitiva, porque muda a margem sem mudar o preço”, afirma.
O primeiro sinal, portanto, é nunca ter revisado os últimos cinco anos de apuração, prazo de prescrição para recuperar o que foi pago indevidamente. Nessa faixa, o valor costuma estar na base de cálculo do PIS e da Cofins e nas contribuições sobre a folha, com compensação dentro das regras da Receita (IN RFB 2.314).
O segundo sinal está na apuração corrente: percentual de presunção aplicado por classificação inadequada da receita, enquadramento errado de produto ou serviço, cadastro que repete o mesmo erro todo mês. É o tipo de problema que não aparece no balanço e que a empresa só descobre quando alguém cruza a apuração com a operação.
O terceiro sinal é o regime. A escolha entre Lucro Presumido e Lucro Real foi feita uma vez, na saída do Simples, e quase nunca revisitada. A reforma tributária vai reprecificá-la a partir de 2027, quando a CBS, não cumulativa, substitui PIS e Cofins. Em 2026, as alíquotas-teste já aparecem na nota fiscal.
“A ordem importa. Primeiro a gente recupera o que já foi pago a maior, porque isso é caixa e não custa nada para a empresa. Depois corrige a apuração, com o contador, para parar de repetir o erro. E aí, com número na mão, decide o regime para 2027. Quem faz na ordem inversa gasta energia discutindo o futuro enquanto o passado prescreve”, explica Gago.
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A Trinity trabalha no modelo de consultoria por resultado, e o diagnóstico, que usa a ContadorIA como raio-X inicial e é validado com o contador da empresa, é a primeira fase do projeto, sem custo. O especialista ressalva que nem toda empresa se beneficia: quem está no Simples, fatura abaixo de R$ 5 milhões ou já tem time fiscal interno dificilmente encontra valor relevante. Para as demais, os três sinais são o começo da conta.