Manter um programa de compliance em funcionamento exige lidar com frentes bem diferentes entre si: políticas internas, treinamentos, processos de aprovação, declarações de conflito de interesses, canal de denúncias, pedidos relacionados à privacidade e obrigações regulatórias. Em boa parte das empresas, essas informações continuam espalhadas por ferramentas e documentos distintos, o que dificulta o dia a dia de quem precisa acompanhar tudo isso de perto.
Para as equipes responsáveis pela área, essa dispersão significa tempo gasto procurando dados, reunindo indicadores e respondendo a perguntas que se repetem. Levantamentos de produtividade citados por Gartner e McKinsey mostram que profissionais do conhecimento chegam a usar entre 20% e 30% da semana, cerca de 1,8 hora por dia, apenas procurando informações internas ou trocando entre diferentes sistemas corporativos. Para o colaborador, o efeito é semelhante: nem sempre fica claro onde encontrar uma política ou com quem tirar uma dúvida.
A inteligência artificial começa a mudar essa realidade. Depois da fase inicial de chatbots simples, ganha espaço uma nova geração de ferramentas capazes de interpretar pedidos, acessar diferentes fontes de dados e executar tarefas dentro de ambientes controlados. De acordo com IDC e Gartner, essa passagem de chatbots tradicionais para agentes de inteligência artificial (IA) capazes de coordenar tarefas entre sistemas é considerada a principal tendência do software corporativo atual, com estimativa de que mais de 40% das aplicações empresariais devem incorporar agentes autônomos até o fim da década.
Foi nesse cenário que a clickCompliance desenvolveu o Compliance Agent, uma evolução do antigo chatbot da empresa. A ferramenta foi criada para unir os diferentes módulos da plataforma e transformar a rotina do programa de integridade em uma espécie de conversa contínua com o sistema.
"Durante muitos anos, a transformação digital do compliance aconteceu de forma fragmentada. As empresas adotaram uma ferramenta para documentos, outra para treinamentos, outra para denúncias e diferentes controles para os processos da área. O próximo passo é fazer essas informações conversarem e torná-las acessíveis por meio de uma interface simples", explica Marcelo Erthal, CEO da clickCompliance.
Na prática, o funcionário pode simplesmente perguntar, em linguagem natural, se tem alguma política pendente de aceite, se falta concluir um treinamento ou preencher algum formulário. Também é possível buscar orientações sobre normas internas ou entender melhor os canais disponíveis para relatar uma situação.
Já os profissionais de compliance conseguem pedir informações mais completas sobre a operação, acompanhar pendências e gerar análises. Entre os usos mais comuns estão pedir um gráfico sobre engajamento em treinamentos, listar documentos ainda sem aceite, consultar processos em andamento ou verificar prazos ligados a obrigações regulatórias.
A ferramenta pode ser acessada pela plataforma da própria clickCompliance ou diretamente pelo Microsoft Teams, aplicativo que reúne mais de 320 milhões de usuários ativos por mês ao redor do mundo e que já faz parte da rotina de trabalho de muitas empresas. A ideia é justamente evitar que o colaborador precise abrir mais um sistema só para resolver uma dúvida simples.
"Não basta disponibilizar tecnologia. Para que ela gere valor, precisa fazer parte da rotina das pessoas. Ao levar o Compliance Agent para o Teams, aproximamos o programa de integridade do ambiente em que os colaboradores já se comunicam e trabalham todos os dias", diz Marcelo Erthal.
Mais tempo para o que exige olhar humano
Responder sempre às mesmas perguntas, cobrar pendências, reunir indicadores e procurar informações são tarefas necessárias, mas que tomam boa parte do tempo das equipes de compliance.
Ao automatizar esse tipo de atividade, a ideia não é substituir o profissional, mas abrir espaço para que ele se dedique a análises mais profundas, investigações, avaliação de riscos e conversas com a liderança sobre decisões importantes.
O CEO da clickCompliance destaca que tarefas como distribuição de políticas, acompanhamento de aceites, registro de treinamentos, gestão de denúncias e geração de evidências podem ser digitalizadas, o que reduz a dependência de controles manuais e melhora o registro de tudo o que acontece na operação.
"A tecnologia não deve substituir o julgamento do profissional de compliance. Ela deve remover barreiras operacionais, organizar informações e entregar contexto para que as pessoas tomem decisões melhores. O valor da automação está em devolver tempo à equipe para atuar onde o conhecimento humano é indispensável", afirma Marcelo Erthal.
Essa mudança também tende a beneficiar quem trabalha na ponta: quando uma orientação é difícil de achar, uma dúvida simples pode acabar sem resposta ou ser resolvida de forma informal. Um canal mais acessível aproxima as pessoas das políticas, dos treinamentos e dos processos que sustentam a cultura de integridade da empresa.
Conectar o que hoje está separado
O Compliance Agent está integrado aos módulos de Governança de Documentos, Treinamentos de Compliance, Processos de Compliance, Canal de Denúncias, Canal de Privacidade e Regulatório.
A proposta busca resolver um problema comum: mesmo fazendo parte do mesmo programa de integridade, esses temas costumam ser tratados separadamente, em sistemas que pouco conversam entre si.
"O futuro não está em adicionar mais uma ferramenta à rotina. Está em conectar as informações que a empresa já produz e criar uma forma mais inteligente de utilizá-las. Quando documentos, treinamentos, processos e indicadores passam a fazer parte da mesma conversa, o compliance deixa de ser fragmentado e ganha capacidade de escala", conclui Marcelo Erthal.
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Com o avanço dos agentes de inteligência artificial, a expectativa é que a próxima fase da transformação digital do compliance vá além da automação de tarefas isoladas e passe a oferecer uma experiência mais integrada, em que as pessoas conseguem interagir com toda a operação de forma simples e direta.