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Estado de Minas

O e-mail não é tão bonzinho quanto parece. Confira desvantagens

Ele aparenta ser sua mão direita no trabalho, mas esconde um dreno de foco, tempo e dinheiro para a empresa


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postado em 27/05/2019 10:29 / atualizado em 27/05/2019 10:29

(foto: Divulgação)
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Trabalhar sem e-mail é algo que ninguém se imagina. Mas poucos param para pensar que ele é um dos vários focos de desatenção que temos em nossa vida profissional. E-mail, redes sociais, aplicativos de conversa... Você tem ideia de quanto tempo em média as pessoas passam por dia no e-mail?

Segundo uma pesquisa da McKinsey, você perde em média 28% da sua semana lendo e respondendo e-mails. Em uma jornada padrão de 40 horas semanais, isso representa 11h12m. Sim: você perde mais de um dia de trabalho com o e-mail. Pior: sua caixa de entrada tira seu foco do que você estava fazendo antes de abri-la. “Mas eu não consigo trabalhar sem ele”, dirão alguns...

Prejuízo de milhões

Não se trata apenas de tempo, mas custo. Para se ter uma ideia, uma pesquisa divulgada na Harvard Business Review e realizada pela Affinity Live com 500 profissionais nos Estados Unidos, mostra que cada pessoa gerou uma perda de US$ 50 mil por ano em receita para as empresas em que trabalham por não conseguirem gerenciar seu e-mail, inclusive aqueles direcionados aos clientes. A economia americana perde US$ 7,4 bilhões por dia com isso.

Substituir ferramentas de gestão apropriadas para gerenciar o trabalho acaba por tomar tempo e dinheiro das empresas. Isso porque, no e-mail, as informações ficam desorganizadas. Encontrar arquivos e históricos se torna um processo moroso e sempre vai ter quem diga: “não vi o e-mail porque minha caixa está lotada”. A comunicação, portanto, fica cheia de ruídos.

Medidas radicais

O e-mail foi criado no século passado e hoje há muitos e melhores instrumentos que podem tomar seu lugar, dependendo da natureza da atividade. 

Em 2014, a Atos, empresa francesa de TI, proibiu o e-mail de mais de 76 mil funcionários. No lugar, colocou uma ferramenta de colaboração online. Não foi a única a ousar deixar o e-mail de lado. Dois anos depois, a britânica Virgin proibiu cerca de 200 funcionários de acessar e-mail durante as manhãs de um determinado dia da semana. Nesse tempo, eram incentivados a fazer outras atividades. 

Ainda de acordo com o estudo da McKinsey citado acima, é possível resgatar de 25% a 30% do tempo perdido com os e-mails ao trocá-lo por uma plataforma social, como um software de gestão. 
 
(foto: Divulgação)
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Dicas para manter o foco e a organização

Gestão à vista

Mantenha métricas e fluxos de trabalho à vista de toda a equipe. Assim todos saberão no que devem trabalhar e as métricas por quais serão cobrados.

Software de gestão do trabalho

Uma ferramenta especializada em gestão do trabalho, como o Runrun.it, ajuda a padronizar os processos, controla o tempo que as pessoas investem em cada tarefa, projeto e cliente, e oferece relatórios gerenciais de desempenho e custos. Por fim, aumenta a produtividade das pessoas.

Pacto

Crie um pacto com a equipe e não permita que qualquer demanda seja enviada por outra ferramenta que não a escolhida (como Hangouts, WhatsApp e, obviamente, e-mail).  


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