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Estado de Minas

4 dicas para reuniões mais produtivas com softwares de colaboração


postado em 10/08/2017 13:30

(foto: Dino)
(foto: Dino)
A BroadSoft, empresa líder no segmento de Comunicação Unificada em Nuvem, com 41% de market share global, apresenta quatro dicas para tornar suas reuniões mais produtivas com o uso de softwares de colaboração. Nos dias em que parece não ter horas suficientes para todas as atividades, não há nada pior do que ficar preso em uma reunião improdutiva; de acordo com um estudo recente realizado pela BroadSoft, as pessoas gastam pelo menos uma hora por dia em reuniões improdutivas ? o que pode resultar em até vinte horas por mês desperdiçadas.

Felizmente, a tecnologia de comunicação corporativa evoluiu, e já temos diversas ferramentas de colaboração disponíveis no mercado para otimizar não somente as reuniões, mas também, trabalhar como gerenciador de tarefas e facilitar a vida dos colaboradores e gestores.

Confira abaixo quatro dicas de Hector Sanchez, Vice-Presidente de vendas para América Latina e Caribe (CALA) da BroadSoft, para usar sua ferramenta de colaboração para reuniões produtivas:

Dica 1 - Seja seletivo com seus participantes
A lista de participantes deve ser objetiva; somente devem ser considerados colaboradores que trarão relevância para o tema, senão, corre-se o risco de não haver uma discussão clara de ideias e o assunto ficar sem definição. Os empregados que não participarem poderão receber updates sobre o assunto tratado por e-mail, assim o tempo de todos é poupado.

Dica 2 - Defina os objetivos e tome notas
Muitas vezes, as reuniões são agendadas sem metas claras, não cometa esse erro. Além do convite do calendário, inclua detalhes em notas para que todos estejam cientes do assunto que será discutido. Esta informação dará aos participantes um entendimento claro sobre o que esperar e permitir que as pessoas se preparem. Não se esqueça de postar observações e notas da reunião para garantir que todas as partes estejam cientes dos resultados.

Dica 3 ? Se faça presente
É comum a situação em que colaboradores entram na reunião, porém trabalham em outros assuntos e acabam não prestando atenção no que é dito. Ainda não existem substitutos eletrônicos para pessoas em reunião, porém o compartilhamento de telas e as videoconferências podem reter mais a atenção do público que está conectado.

Dica 4 - Acompanhe as tarefas
O resultado da reunião, próximos passos, com ações e responsáveis, devem ser claramente identificados. Após a reunião, não confie apenas na sua memória para recordar itens de ação! Crie e atribua tarefas no software de colaboração. Não se esqueça de definir datas de entrega em seu calendário.


Em seu portfólio, a BroadSoft possui o Team-One que é ferramenta de colaboração que permite otimizar a colaboração e gerenciamento de tarefas. Para testar a ferramenta durante 30 dias gratuitamente clique aqui

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